Ben Tiggelaar
HomeOver BenBlogSeminarsOnderzoekDownloadsWebshopContact
HomeOver BenBlogSeminarsOnderzoekDownloadsContact

< Terug naar overzicht

Zo zeg je elegant nee tegen je collega

Gepubliceerd op: 18/12/2017

Appjes, mail, telefoontjes, vergaderingen, collega’s aan je bureau. Een deel van de werkenden heeft dagelijks te maken met zoveel vragen en onderbrekingen, dat ze hun eigen werk niet meer goed kunnen doen (behalve thuis en offline). En dat probleem is groter en serieuzer dan we denken.

Een klein deel van de medewerkers, zo’n 3 tot 5 procent, krijgt een onevenredig groot deel van alle communicatieverzoeken in organisaties, namelijk zo’n 20 tot 35 procent. Dit blijkt uit een studie van Rob Cross van de Universiteit van Virginia en collega’s.

De overload kan verschillende oorzaken hebben. Allereerst is er het eigen enthousiasme van deze medewerkers om anderen te helpen. Daarnaast beschikken ze wellicht over waardevolle kennis die anderen niet hebben. Ook kennen ze vaak veel mensen, binnen en buiten de organisatie, die ze graag aan elkaar koppelen.

Wat de oorzaak ook is en hoezeer het ook hun eigen schuld is, het zijn juist deze aardige, slimme en bereidwillige collega’s die hun werk na een tijdje niet meer leuk vinden en daardoor gaan uitkijken naar een andere baan (waar ze, vermoed ik, al snel weer tegen dezelfde problemen aanlopen).

Goed. Dat is het probleem. Maar wat doen we eraan? Een paar suggesties, op basis van het onderzoek van Cross en collega’s. Allereerst moeten leidinggevenden weten om welke medewerkers het eigenlijk gaat. De onderzoekers kwamen erachter dat de meeste managers geen idee hebben wie de centrale collega’s zijn in het interne communicatienetwerk. De tweede stap is het aanpassen van het takenpakket van deze mensen. Probeer het deel van hun werkzaamheden ergens anders neer te leggen of uit te besteden. En een derde maatregel is het beter ontsluiten van de expertise binnen een organisatie, zodat niet steeds dezelfde mensen alle vragen krijgen.

Maar vaak is dat niet voldoende. Het probleem ligt ook bij de enthousiaste medewerkers zelf. Ze genieten ervan om hun expertise in te zetten en mensen met elkaar in contact te brengen. Zolang ze niet leren om vaker nee te zeggen tegen verzoeken van collega’s, verandert er niets.

Elegant en effectief nee zeggen is een kunst. Dit zijn de drie vormen die ik zelf, met vallen en opstaan, heb geleerd.

1. Uitstellen in plaats van afwijzen. Zeg bijvoorbeeld: ik heb nu te veel klussen liggen om te kunnen helpen. Ik laat het je weten wanneer ik het weer minder druk heb.

2. Doorverwijzen. De antwoorden hoeven niet altijd van jou te komen, er zijn andere collega’s die vast meer tijd hebben. Speel de vraag door naar iemand die minder vaak wordt gevraagd, maar (bijna) net zo goed kan helpen als jij.

3. Afwijzen zonder excuses. Dit vraagt iets meer sociale moed, maar gewoon zeggen dat een verzoek niet aansluit op je prioriteiten, voorkomt dat je steeds weer wordt benaderd door dezelfde mensen met dezelfde vragen.

Laatste tip. Als je nee hebt gezegd tegen een verzoek, richt je dan op de positieve effecten daarvan. Zoals: meer ruimte voor je echte werk, meer tijd voor je dierbaren, meer rust in je hoofd. Schrijf die voordelen ook eens op, ouderwets met een pen op papier. Nu je toch even de tijd hebt.

Ben Tiggelaar

(Verschenen als column in NRC Handelsblad)

Dit artikel delen op:

5 Meest gelezen blogs:

Dé bottleneck in elk bedrijf 02/05/2016
"Medewerkers in functiegroep 3 moeten wat betreft de competentie omgevingsbewustzijn op het niveau 'expert' zitten." Als ik zo'n zin lees weet ik het heel zeker: ik wil nooit meer in loondienst. Elk jaar neem ik tientallen plannen ... Lees verder

Meer kans op een baan met een `Donald Duck`-ervaring 03/05/2013
Een tijdje geleden vroeg ik deelnemers aan een seminar een persoonlijke ervaring uit te wisselen die 'boven verwachting' was. Een man had een prachtverhaal uit zijn kinderjaren. "Ik weet nog goed dat er een belangrijke kleurwedstrijd ... Lees verder

Ergernis nummer één 15/08/2013
Welk managementgedrag vinden we het meest ergerlijk? Wat stoort ons het meest aan onze leidinggevenden? Volgens diverse onderzoeken ergeren we ons het meest wanneer managers hun fouten niet toegeven. Een paar observaties en een paar tips ... Lees verder

Demotiverend én lachwekkend: bedrijfsregels 14/06/2013
- "Vanwege bezuinigingen moeten mensen hier nu zelf koffie, thee én WC-papier van thuis meenemen." - "Bij ons bedrijf mag niemand in een zilverkleurige auto rijden. Alleen de baas. En niemand weet waarom." - "Op iedere afdeling werd ... Lees verder

Drie, eigenlijk twee, pijlers voor succes 26/04/2013
In wezen zijn er slechts drie, eigenlijk maar twee, pijlers voor langdurig zakelijk succes. Dat stellen adviseurs en onderzoekers Michael Raynor en Mumtaz Ahmed in het aprilnummer van de Harvard Business Review. Raynor en Ahmed zijn niet ... Lees verder

< Terug naar overzicht




Trefwoorden

Gedrag (197)
Leiderschap (169)
NRC (274)
Persoonlijk leiderschap (40)
Rob Cross (1)

MBA in één dag CD-box II

€ 199,00
Bestel in onze webshop

MBA in één dag
CD-box

€ 199,00
Bestel in onze webshop

Dit wordt jouw jaar!

Van: € 14,95
voor: € 9,95
Bestel in onze webshop

MBA in één dag
Het boek

€ 29,95
Bestel in onze webshop

De beste columns

€ 12,50
Bestel in onze webshop

Dit wordt jouw jaar!
Luisterboek met 3 cds

€ 23,95
Bestel in onze webshop

The Core of the Matter

€ 39,95
Bestel in onze webshop

Vól in balans

€ 15,49
Bestel in onze webshop

Doen!

€ 23,49
Bestel in onze webshop

Dromen Durven Doen
op Luister CD + DVD

€ 49,95
Bestel in onze webshop

Dream Dare Do

€ 16,95
Bestel in onze webshop

Träumen, Wagen, Tun

€ 19,90
Bestel in onze webshop

Can Do!

€ 26,95
Bestel in onze webshop