Ben Tiggelaar
HomeOver BenBlogSeminarsOnderzoekDownloadsWebshopContact
HomeOver BenBlogSeminarsOnderzoekDownloadsContact

< Terug naar overzicht

Beter samenwerken op afstand

Gepubliceerd op: 15/07/2016

Ik ben een typische 'afstandswerker'. Al vanaf mijn studietijd. De mensen met wie ik werk zitten vaak tientallen en soms duizenden kilometers verderop. Dat is meestal lekker rustig, maar het heeft ook nadelen. Zeker nu ik steeds vaker zelf de rol van opdrachtgever vervul.

Tijd om me er eens in te verdiepen. Wat is er nodig als je samenwerkt of leidinggeeft op afstand? Wat adviseren echte experts als Harvard-hoogleraar J. Richard Hackman of Insead-onderzoeker Mark Mortensen? Vier aandachtspunten...

1) Gereedschap

Eerst een flinke open deur: samenwerken op afstand vergt goed gereedschap. Een nieuwe smartphone met de juiste apps, een lekkere werkplek met een goed scherm, supersnel internet én -vaak de bottleneck- eenvoudige toegang tot relevante bedrijfsinformatie. Met technisch gestuntel verknoeien afstandswerkers vele kostbare uren.

Ook belangrijk: online zichtbaar maken wat iedereen in het team doet. Als mensen elkaar niet dagelijks zien, zorg dan dat ze op z'n minst elkaars werk zien: ideeën, uitwerkingen, de dagelijkse productie, de dagelijkse omzetcijfers. Deel met elkaar wat er is en wat je bindt.

2) Communicatie

Ook medewerkers op afstand willen af en toe kletsen bij de (virtuele) koffieautomaat. Dus: minimaal wekelijks overleg met het hele team, liefst via video. En dan niet alleen over werk praten, maar ook over de mensen zelf en wat ze bezighoudt.

Tussendoor is het belangrijk om regelmatig één-op-één contact te zoeken. per telefoon, per mail. Check of mensen problemen tegenkomen in hun werk, of ze hulp nodig hebben. Koppel ze daarvoor zonodig aan elkaar. Begeleid dat actief, want in virtuele teams vragen medewerkers hun collega's minder snel om hulp dan in gewone teams.

3) Structuur

Juist bij samenwerken op afstand zijn heldere afspraken belangrijk. Je loopt tenslotte niet even bij elkaar binnen om snel iets op te helderen. Dus: wie zit er in het team, wat is het gezamenlijke doel, voor wie doen we dit eigenlijk, wie doet welke taak, wie is verantwoordelijk voor het samenvoegen van deeltaken, wat zijn de deadlines, wat is de standaard voor kwaliteit, wie controleert het werk, hoe nemen we samen beslissingen?

De antwoorden op deze vragen moeten altijd toegankelijk zijn, bijvoorbeeld via een online teampagina. En de spelregels moeten duidelijk zijn. Liever een manager die ze gewoon topdown neerlegt, dan iemand die het aan de fantasie van de collega's overlaat.

4) Vertrouwen

Meer afstand leidt volautomatisch tot meer wantrouwen. Experimenteel onderzoek laat zien dat mensen die op afstand samenwerken minder bereid zijn om informatie te delen en om elkaar te helpen. Daardoor ontstaan er makkelijk conflicten. Voor het realiseren van onderling vertrouwen is het belangrijk dat mensen elkaar live ontmoeten. Liefst meteen in het begin van een samenwerking. Daarna liefst elk kwartaal en minstens eens per jaar.

Begin daarnaast de virtuele vergaderingen met een kort persoonlijk rondje. En verander de teamsamenstelling niet te vaak, maar geef mensen de tijd om elkaar te echt te leren kennen.

Vooral punt 3 en 4 bevatten voor mijzelf nog wel een paar eye-openers. Daar ga ik deze vakantie -van een extra grote afstand- eens goed mee oefenen.

Ben Tiggelaar

(Verschenen als column in NRC Handelsblad)

Dit artikel delen op:

5 Meest gelezen blogs:

Dé bottleneck in elk bedrijf 02/05/2016
"Medewerkers in functiegroep 3 moeten wat betreft de competentie omgevingsbewustzijn op het niveau 'expert' zitten." Als ik zo'n zin lees weet ik het heel zeker: ik wil nooit meer in loondienst. Elk jaar neem ik tientallen plannen ... Lees verder

Meer kans op een baan met een `Donald Duck`-ervaring 03/05/2013
Een tijdje geleden vroeg ik deelnemers aan een seminar een persoonlijke ervaring uit te wisselen die 'boven verwachting' was. Een man had een prachtverhaal uit zijn kinderjaren. "Ik weet nog goed dat er een belangrijke kleurwedstrijd ... Lees verder

Ergernis nummer één 15/08/2013
Welk managementgedrag vinden we het meest ergerlijk? Wat stoort ons het meest aan onze leidinggevenden? Volgens diverse onderzoeken ergeren we ons het meest wanneer managers hun fouten niet toegeven. Een paar observaties en een paar tips ... Lees verder

Demotiverend én lachwekkend: bedrijfsregels 14/06/2013
- "Vanwege bezuinigingen moeten mensen hier nu zelf koffie, thee én WC-papier van thuis meenemen." - "Bij ons bedrijf mag niemand in een zilverkleurige auto rijden. Alleen de baas. En niemand weet waarom." - "Op iedere afdeling werd ... Lees verder

Drie, eigenlijk twee, pijlers voor succes 26/04/2013
In wezen zijn er slechts drie, eigenlijk maar twee, pijlers voor langdurig zakelijk succes. Dat stellen adviseurs en onderzoekers Michael Raynor en Mumtaz Ahmed in het aprilnummer van de Harvard Business Review. Raynor en Ahmed zijn niet ... Lees verder

< Terug naar overzicht




Trefwoorden

Gedrag (183)
J. Richard Hackman (1)
Leiderschap (148)
Mark Mortensen (1)
NRC (252)
Samenwerken (1)

MBA in één dag CD-box II

€ 199,00
Bestel in onze webshop

MBA in één dag
CD-box

€ 199,00
Bestel in onze webshop

Dit wordt jouw jaar!

Van: € 14,95
voor: € 9,95
Bestel in onze webshop

MBA in één dag
Het boek

€ 29,95
Bestel in onze webshop

De beste columns

€ 12,50
Bestel in onze webshop

Dit wordt jouw jaar!
Luisterboek met 3 cds

€ 23,95
Bestel in onze webshop

The Core of the Matter

€ 39,95
Bestel in onze webshop

Vól in balans

€ 15,49
Bestel in onze webshop

Doen!

€ 23,49
Bestel in onze webshop

Dromen Durven Doen
op Luister CD + DVD

€ 49,95
Bestel in onze webshop

Dream Dare Do

€ 16,95
Bestel in onze webshop

Träumen, Wagen, Tun

€ 19,90
Bestel in onze webshop

Can Do!

€ 26,95
Bestel in onze webshop