Ben Tiggelaar
HomeOver BenBlogSeminarsOnderzoekDownloadsWebshopContact
HomeOver BenBlogSeminarsOnderzoekDownloadsContact

< Terug naar overzicht

Hoe bevrijden we ons van bureaucratie?

Gepubliceerd op: 09/10/2015

Ik word nerveus van formulieren. Een briefje bij het inchecken in een hotel, webpagina's met allerlei invulvakjes. Ik schiet meteen in de stress.

Dus sympathiseer ik met onderwijzers, verpleegkundigen en andere professionals die klagen over bureaucratie. Logisch dat mensen gek worden van normen, regels en procedures die je dwingen om een groot deel van je werktijd te besteden aan administratie. Met formulieren en zo.

Aan de andere kant hou ik van 'evidence based'. Ik wil graag dat de voortgang van mijn kinderen op school goed wordt bijgehouden. Dat het ziekenhuis waar een familielid verblijft de zorg voortdurend verbetert, op basis van harde gegevens.

Lastig: hoe voorkom je een benauwende bureaucratie en hou je toch de kwaliteit van het werk goed in de gaten? Volgens mij begint dat met het onderscheiden van drie soorten bureaucratie.

1. Bureaucratie uit wantrouwen

Volgens bedrijfskundige Gary Hamel zien veel managers zichzelf graag als pragmatici, maar zijn ze primair gericht op beheersing. Natuurlijk is in bedrijven enige vorm van beheersing nodig: je hoeft niet elke dag opnieuw het wiel uitvinden. Maar vaak is vrijheid net zo belangrijk. Omdat innovatie vereist dat je regelmatig vraagt of er eigenlijk nog wel wielen nodig zijn.

Veel bureaucratie komt voort uit wantrouwen en onzekerheid. Is dat altijd fout? Wie meteen ja zegt, moet even denken aan Volkswagen, Parmalat, Enron... De kunst is om een gezond evenwicht te vinden. Dat doe je onder meer door echt grote risico's te beschrijven, te begrijpen en te beheersen. Ook het risico dat je mensen en creativiteit verstikt en zo de continuïteit van je bedrijf op het spel zet.

2. Bureaucratie als onkruid

In allerlei sectoren neemt het aantal regels en procedures toe zonder dat iemand dit wil en zonder dat het echt iets oplevert. Bijvoorbeeld omdat de complexiteit in een sector toeneemt. Neem de introductie van marktwerking in de Nederlandse zorg in 2005 en 2006. Die vroeg om allerlei nieuwe spelregels. Uiteindelijk heeft dat geleid tot meer dan een verdubbeling van het aantal regels.

Een andere reden dat er in de zorg van elke euro 20 cent naar administratie gaat, is dat allerlei verschillende partijen -verzekeraars, controlerende instanties- verschillende gegevens op verschillende manieren opvragen. Wie hier iets aan wil doen, moet de bureaucratie met zijn eigen middelen bestrijden en werk maken van standaardisatie.

3. Bureaucratie vanuit de bedoeling

Een belangrijke reden waarom socioloog Max Weber positief was over bureaucratische bedrijfsvoering, is dat ze beschermt tegen schadelijke willekeur. Denk aan duidelijke regels voor de toepassing van geweld door de politie. Of registraties die aantonen dat de ene medische behandeling effectiever is dan de andere. Hier dient de bureaucratie belangrijke doelen.

Des te duidelijker en logischer de link is tussen de bureaucratie en de bedoeling van het werk, des te minder irritatie. Onlangs sprak ik een arts die in Nederland, Frankrijk en de VS had gewerkt. "In het ziekenhuis in de VS zat ik in het maandelijks overleg van de Intensive Care. Samen keken we naar de statistieken van de afgelopen periode. Elke afwijking werd besproken. Iedereen snapte waarom we al die gegevens bijhielden. En we deden er ook echt iets mee. Op veel andere plekken waar ik heb gewerkt, gebeurde dat niet."

Risicoanalyse, standaardisatie en denken vanuit de bedoeling. Dat klinkt minder sexy dan: weg met de papierwinkel. Maar van een beetje nuance af en toe wordt niemand minder.

Ben Tiggelaar

(Verschenen als column in NRC Handelsblad)

Dit artikel delen op:

5 Meest gelezen blogs:

Dé bottleneck in elk bedrijf 02/05/2016
"Medewerkers in functiegroep 3 moeten wat betreft de competentie omgevingsbewustzijn op het niveau 'expert' zitten." Als ik zo'n zin lees weet ik het heel zeker: ik wil nooit meer in loondienst. Elk jaar neem ik tientallen plannen ... Lees verder

Meer kans op een baan met een `Donald Duck`-ervaring 03/05/2013
Een tijdje geleden vroeg ik deelnemers aan een seminar een persoonlijke ervaring uit te wisselen die 'boven verwachting' was. Een man had een prachtverhaal uit zijn kinderjaren. "Ik weet nog goed dat er een belangrijke kleurwedstrijd ... Lees verder

Ergernis nummer één 15/08/2013
Welk managementgedrag vinden we het meest ergerlijk? Wat stoort ons het meest aan onze leidinggevenden? Volgens diverse onderzoeken ergeren we ons het meest wanneer managers hun fouten niet toegeven. Een paar observaties en een paar tips ... Lees verder

Demotiverend én lachwekkend: bedrijfsregels 14/06/2013
- "Vanwege bezuinigingen moeten mensen hier nu zelf koffie, thee én WC-papier van thuis meenemen." - "Bij ons bedrijf mag niemand in een zilverkleurige auto rijden. Alleen de baas. En niemand weet waarom." - "Op iedere afdeling werd ... Lees verder

Drie, eigenlijk twee, pijlers voor succes 26/04/2013
In wezen zijn er slechts drie, eigenlijk maar twee, pijlers voor langdurig zakelijk succes. Dat stellen adviseurs en onderzoekers Michael Raynor en Mumtaz Ahmed in het aprilnummer van de Harvard Business Review. Raynor en Ahmed zijn niet ... Lees verder

< Terug naar overzicht




Trefwoorden

Bureaucratie (1)
Gary Hamel (1)
Gedrag (183)
Leiderschap (148)
Max Weber (1)
NRC (252)
Verandering (109)

MBA in één dag CD-box II

€ 199,00
Bestel in onze webshop

MBA in één dag
CD-box

€ 199,00
Bestel in onze webshop

Dit wordt jouw jaar!

Van: € 14,95
voor: € 9,95
Bestel in onze webshop

MBA in één dag
Het boek

€ 29,95
Bestel in onze webshop

De beste columns

€ 12,50
Bestel in onze webshop

Dit wordt jouw jaar!
Luisterboek met 3 cds

€ 23,95
Bestel in onze webshop

The Core of the Matter

€ 39,95
Bestel in onze webshop

Vól in balans

€ 15,49
Bestel in onze webshop

Doen!

€ 23,49
Bestel in onze webshop

Dromen Durven Doen
op Luister CD + DVD

€ 49,95
Bestel in onze webshop

Dream Dare Do

€ 16,95
Bestel in onze webshop

Träumen, Wagen, Tun

€ 19,90
Bestel in onze webshop

Can Do!

€ 26,95
Bestel in onze webshop